O fundador de uma empresa familiar é, comumente, uma pessoa solitária na sua posição de gestor corporativo. Muitas vezes sua tomada de decisão é precedida de muitos conflitos pessoais, e com frequência não tem com quem dividir o “peso” de suas responsabilidades.

Algumas de suas inquietações são:

• Meu filho (a) tem condições de assumir a empresa?
• Como posso alocar todos os meus herdeiros na organização?
• Como escolher um sucessor?
• Sou pai e dono da empresa. O que faço para preservar os dois papéis?

Entre outros dilemas…

A inclusão do Conselho de Administração nas empresas familiares permite que a organização tenha instrumentos para garantir o gerenciamento de crises, quer sejam elas vinculadas à gestão, quer sejam inerentes às relações familiares.

Para tanto, é necessário entender que vários fatores afetam a dinâmica dos Conselhos de Administração a partir de ações e comportamentos, que precisam ser contextualizados para efeito de entendimento.

Neste artigo iremos tratar de três dos aspectos vinculados ao comportamento nas organizações, que são: delegação, autoridade e responsabilidade.

Delegação de autoridade e responsabilidade

O Conselho de Administração tem responsabilidade e autoridade finais dentro da organização. Entretanto, ele precisa delegar parte da sua responsabilidade e autoridade, para que o diretor possa gerir as operações da empresa e tornar o seu trabalho eficiente e eficaz.

É muito comum que o Diretor seja o fundador, ou mesmo outro membro da família e sócio na empresa. Neste caso, o Diretor, além de ser responsável pela organização ou por uma área, pode fazer parte do Conselho de Administração, mas não decidirá nada sozinho. Precisa da aprovação do colegiado para as tomadas de decisões estratégicas e deve prestar contas aos membros do Conselho.

A delegação consiste em pedir que outra pessoa faça algo no seu lugar. Alguns gestores podem se sentir tentados a delegar as coisas com as quais não querem se envolver. Entretanto, delegar não significa livrar-se da responsabilidade por algo. Aquele que delega a tarefa ainda é responsável por fazer com que ela seja realizada.

Como assegurar que a autoridade delegada, a responsabilidade e os sistemas de prestação de contas sejam claramente comunicados e entendidos?Uma das maiores causas de confusão nas empresas é a falta de conhecimento sobre quem tem autoridade e responsabilidade pelo quê. Isto resulta em lacunas de desempenho, duplicação de tarefas, e mau manejo de recursos corporativos.

É importante que a pessoa esteja ciente da sua autoridade e responsabilidade, além do grau que estas lhe são conferidos. É fundamental também, a definição de quais responsabilidades os outros têm, e com quem falar para obter permissão para certas coisas. A autoridade e a responsabilidade devem estar escritas claramente, e todos devem ter acesso a este documento na organização.

Além disso, a autoridade e a responsabilidade devem estar escritas nas descrições dos cargos individuais.

Autoridade, responsabilidade e Prestação de Contas

Os termos autoridade, responsabilidade e prestação de contas são frequentemente mal entendidos. Isto pode causar confusão, problemas e ineficácia.

Responsabilidade é o que é esperado de alguém. Por exemplo, a descrição de um cargo descreve as tarefas que a pessoa deve realizar.

Autoridade é o poder para agir sem ter que obter permissão das pessoas que delegaram a autoridade. Por exemplo, se o Conselho de Administração der autoridade ao Diretor para recrutar funcionários, este não precisará obter a aprovação do Conselho de Administração cada vez que um funcionário for contratado.

É possível ter responsabilidade sem autoridade, mas a autoridade sempre vem acompanhada de responsabilidade.

Tanto a responsabilidade quanto a autoridade estão ligadas à prestação de contas. Prestação de contas significa responder pelo resultado das próprias ações ou da falta de ação. Portanto, ela está presente onde quer que haja uma relação entre duas pessoas.

• As pessoas com autoridade devem prestar contas às pessoas que lhe deram a autoridade;

• As pessoas com responsabilidade devem prestar contas às pessoas que lhe deram esta responsabilidade.

É comum ver a prestação de contas como algo negativo, em que as pessoas só procuram uma oportunidade para responsabilizar os outros quando fizerem algo errado. Entretanto, também pode ser algo positivo, que podemos usar para o desenvolvimento mútuo.

A autoridade geralmente é conferida ao Conselho de Administração pelos membros da organização.

A responsabilidade do Conselho de Administração é garantir que a organização cumpra o seu propósito. Assim sendo, deve prestar contas às pessoas que lhe conferiram autoridade e às pessoas que são afetadas pelo trabalho da organização; deve ainda, responder perante o governo, uma vez que há aspectos legais a cumprir.

Uma vez que o Conselho de Administração consiste num grupo de pessoas, há certo grau de auto prestação de contas. Cada membro do grupo exige que os outros membros prestem contas.

Delegação

O Conselho de Administração não tem a capacidade para administrar a organização sozinho. Portanto, ele deve delegar parte da autoridade e da responsabilidade ao Diretor no que se refere à gestão para concentrar-se na governabilidade. 

As questões a considerar são o planejamento, a gestão financeira, a captação de recursos, a gestão dos funcionários, a gestão dos programas e projetos e as relações públicas.

Governança Corporativa é valor, apesar de, por si só, não criá-lo. Isto somente ocorrerá se também houver gestão organizacional eficiente, eficaz e efetiva. Neste caso, a boa governança permitirá uma administração ainda melhor, em benefício de todos os sócios, da família, e dos os colaboradores que atuam nas empresas familiares.

Domingos Ricca
Sócio Diretor da Ricca  Associados
(www.empresafamiliar.com.br)